Повідомлення про конфіденційність та обробку персональних даних

1. Оператор та сфера дії

Оператором персональних даних, що надходять через KURS, є Kowa Co., Ltd. / 株式会社 晃和.

Це повідомлення застосовується до інформації, яку користувач надає через форму попереднього звернення на головній сторінці KURS, форму кар’єрного звернення на сторінці «Робота в Японії», а також під час подальшого прямого спілкування з представниками KURS через електронну пошту або погоджені месенджери.

Обробка обмежується цілями, пов’язаними з розглядом звернення, комунікацією, підтримкою релокації, можливостями кар’єри та іншою пов’язаною підтримкою KURS, описаною на сайті.

2. Які дані можуть оброблятися

Залежно від обраної форми та змісту звернення можуть оброблятися такі категорії інформації:

• Ідентифікаційні та контактні дані:
  • ім’я або повне ім’я;
  • електронна адреса;
  • за бажанням номер телефону або контакт у месенджері;
  • обраний спосіб зв’язку.
• Інформація про релокацію та поточну ситуацію:
  • поточна країна або місце перебування;
  • етап релокації;
  • очікуваний строк переїзду;
  • інформація про переїзд самостійно, з партнером або з родиною;
  • рівень японської мови;
  • мотивація та контекст звернення.
• Кар’єрна та трудова інформація: якщо використовується форма кар’єрного звернення, вона може також містити:
  • категорію статусу перебування або візи, зазначену користувачем;
  • строк дії поточного статусу перебування;
  • право на роботу;
  • практичний рівень японської мови;
  • рівень JLPT;
  • поточну або попередню професію;
  • досвід роботи;
  • професійні та практичні навички;
  • освіту та кваліфікації;
  • відомості про японські посвідчення, ліцензії або сертифікати, які користувач добровільно зазначає;
  • бажаний напрям роботи;
  • бажаний формат зайнятості;
  • можливу дату початку роботи;
  • пріоритети щодо роботи;
  • поточне місце проживання;
  • готовність переїхати заради роботи;
  • бажаний регіон роботи;
  • опис бажаної роботи.
• Технічна інформація:
  • підтвердження, що користувач ознайомився з інформацією про конфіденційність;
  • ідентифікатор звернення;
  • час спроби надсилання;
  • технічна інформація, необхідна для доставки звернення, безпеки та діагностики помилок доставки, якщо вона доступна через інфраструктуру постачальників.

Під час заповнення форми частина введених даних може тимчасово зберігатися у sessionStorage браузера користувача, щоб відновити незавершену форму в межах поточної браузерної сесії. Така чернетка зберігається на пристрої користувача, не є окремою серверною базою KURS і видаляється застосунком після успішного надсилання форми. Браузер також може очистити sessionStorage після завершення відповідної сесії.

3. Які дані не слід передавати

Для первинного розгляду звернення не потрібно надсилати копії документів або іншу інформацію, яка не запитується формою. Поточні форми KURS не підтримують завантаження файлів.

Не вводьте у вільні текстові поля:

• номери або інші реквізити паспортів та документів, що посвідчують особу;
• номери або інші реквізити посвідок на проживання чи імміграційних документів;
• банківські реквізити, платіжну інформацію або дані рахунків;
• паролі, коди доступу або ключі авторизації;
• детальні медичні записи або діагнози;
• інформацію про судимість;
• іншу особливо чутливу інформацію, яка не потрібна для первинного звернення.

Категорія статусу перебування та право на роботу запитуються безпосередньо формою кар’єрного звернення. Застереження вище стосується зайвих реквізитів і чутливої інформації, яку форма не запитує. Під час первинного звернення не слід вводити номери документів або надсилати їх скани через сайт чи іншим каналом.

4. Як технічно проходить звернення

Поточний технічний маршрут звернення складається з таких етапів:

1. Локальна чернетка: під час заповнення підтримувані поля чернетки можуть тимчасово зберігатися у sessionStorage браузера.
2. Надсилання: після натискання кнопки надсилання дані передаються на серверний маршрут /api/intake, що працює з використанням інфраструктури Vercel.
3. Перевірка: сервер перевіряє структуру та значення даних і використовує ідентифікатор звернення та час спроби надсилання, щоб послідовно обробляти повторне надсилання одного звернення.
4. Операційна доставка: перевірене звернення передається до KURS через один або обидва увімкнені операційні канали: електронну пошту через сервіс Resend та приватне внутрішнє сповіщення через Telegram Bot API. До приватного внутрішнього Telegram-призначення KURS передаються всі змістовні дані з перевіреного звернення, необхідні для його відновлення та операційного опрацювання. Технічні поля форми, службові діагностичні дані, дані захисту від спаму та секрети до Telegram не передаються.
5. Підтвердження користувачу: якщо відповідну функцію увімкнено, сервіс Resend надсилає на вказану користувачем електронну адресу коротке автоматичне повідомлення про отримання форми. Воно містить ім’я користувача та номер звернення, але не містить повної копії наданої анкети й не означає схвалення участі, підтримки, працевлаштування або іншого результату.
6. Операційне опрацювання: KURS наразі не використовує окрему прикладну базу даних як основне сховище звернень, надісланих через форми. Інформація опрацьовується через операційну поштову скриньку проєкту та, якщо відповідну функцію увімкнено, через приватне внутрішнє Telegram-призначення. Email і Telegram у цій архітектурі є операційними каналами повідомлення, а не окремою системою обліку заяв.
7. Технічні дані постачальників: Vercel, Resend і Telegram можуть обробляти або зберігати технічну службову інформацію, повідомлення та журнали відповідно до їхньої інфраструктури, налаштувань, договірних умов і політик конфіденційності та обробки даних.

Оскільки KURS використовує зовнішніх постачальників інфраструктури, електронної пошти та обміну повідомленнями, технічна обробка окремих даних може відбуватися на інфраструктурі, розташованій за межами Японії, залежно від конфігурації та правил відповідного постачальника.

5. Мета використання та доступ до даних

• розгляду та розуміння звернення користувача;
• комунікації з користувачем;
• попередньої оцінки можливостей підтримки релокації;
• оцінювання можливих кар’єрних або трудових напрямів, якщо надіслано кар’єрне звернення;
• координації відповідних наступних кроків у межах KURS;
• підтримання безпеки та діагностики технічних проблем із надсиланням або доставкою, коли це необхідно;
• виконання застосовних юридичних обов’язків.

KURS не використовує дані з цих форм для повністю автоматизованого прийняття рішень щодо працевлаштування, візи, житла, фінансування або участі у програмі.

Доступ до персональних даних, зокрема до операційної поштової скриньки та приватного внутрішнього Telegram-призначення KURS, мають лише уповноважені працівники Kowa Co., Ltd., яким такий доступ необхідний для розгляду конкретного звернення, комунікації з користувачем або надання відповідної підтримки.

Дані, надіслані через форми KURS, не передаються автоматично роботодавцям, власникам житла, державним органам або іншим третім сторонам. Якщо для подальшого супроводу виникне потреба передати персональні дані іншій стороні, користувача буде поінформовано та, коли це вимагається, буде отримано необхідну згоду або застосовано іншу передбачену законом підставу.

Надсилання звернення через KURS не гарантує участі у програмі, працевлаштування, отримання візи, житла, фінансування або іншої послуги. Остаточні рішення щодо віз, працевлаштування, житла та інших послуг приймають відповідні державні органи, роботодавці, власники житла або постачальники послуг.

6. Зовнішні сервіси та месенджери

Vercel: використовується для хостингу сайту та серверної обробки запитів через /api/intake.

Resend: використовується для доставки операційних email із надісланими зверненнями та, якщо відповідну функцію увімкнено, коротких автоматичних підтверджень на електронну адресу користувача.

Telegram Bot API: якщо внутрішні Telegram-сповіщення увімкнено, всі змістовні дані з перевіреного звернення, необхідні для його відновлення та операційного опрацювання, автоматично передаються до приватного внутрішнього Telegram-призначення KURS. Доступ до цього призначення обмежується уповноваженими працівниками Kowa Co., Ltd. Telegram є зовнішнім постачальником і може обробляти повідомлення, технічні дані та журнали на власній інфраструктурі, зокрема за межами Японії, відповідно до своїх умов і політик.

Окремо Telegram, WhatsApp і Viber можуть використовуватися як необов’язкові канали прямої комунікації користувача з представниками KURS. Така пряма комунікація відрізняється від описаного вище внутрішнього сповіщення через Telegram Bot API. Інформація, яку користувач самостійно надсилає через месенджер, також підпорядковується політикам конфіденційності та умовам відповідного сервісу. Під час першого контакту через месенджери не слід надсилати скани документів, банківську інформацію, медичні документи або іншу непотрібну чутливу інформацію.

7. Права користувача та порядок звернення

Користувач може звернутися до Kowa щодо:

• підтвердження, чи обробляються його персональні дані;
• доступу до інформації, наданої через KURS, де це застосовно;
• виправлення або оновлення інформації;
• припинення використання, де це застосовно;
• видалення, де це застосовно;
• інших питань щодо обробки персональних даних.

Основний контакт для таких запитів: kowacorp0208@gmail.com. Також можна звернутися через канал месенджера, який раніше використовувався для спілкування з KURS.

Щоб знайти відповідне звернення та захистити дані від доступу сторонніх осіб, оператор може попросити користувача підтвердити відомості, достатні для ідентифікації звернення, наприклад електронну адресу, контакт у месенджері або номер звернення. Не слід надсилати копії паспорта чи інших документів, якщо оператор окремо не пояснив, чому така перевірка необхідна та яким безпечним способом її виконати.

Після достатньої перевірки звернення Kowa Co., Ltd. виконує необхідні дії щодо персональних даних, які перебувають під її контролем, відповідно до змісту запиту та застосовних вимог, і повідомляє користувача про результат.

Запити опрацьовуються без невиправданої затримки з урахуванням їх змісту, обсягу та необхідності перевірки особи заявника.

Якщо виконати запит повністю або частково неможливо через законодавчу вимогу, необхідність збереження певної інформації або іншу обґрунтовану причину, користувачу буде повідомлено про результат у межах, у яких це можливо.

8. Строк зберігання, видалення та безпека

Персональні дані, що перебувають під операційним контролем Kowa Co., Ltd. у зв’язку зі зверненням KURS, зберігаються протягом шести місяців після останнього контакту з користувачем щодо відповідного звернення.

Останнім контактом вважається остання змістовна комунікація між користувачем і представником KURS щодо конкретного звернення через email, форму або погоджений месенджер.

Повідомлення, передані до приватного внутрішнього Telegram-призначення KURS, вважаються частиною операційних записів щодо відповідного звернення та мають підпорядковуватися встановленому Kowa Co., Ltd. порядку обмеження доступу, зберігання й видалення настільки, наскільки це дозволяють функції та налаштування відповідного сервісу.

Після завершення цього строку дані, які більше не потрібні для опрацювання звернення, подальшої комунікації або виконання застосовних юридичних обов’язків, підлягають видаленню з операційних записів, що перебувають під контролем Kowa Co., Ltd.

Технічні журнали, резервні копії або службові записи зовнішніх постачальників можуть мати окремі строки зберігання відповідно до їхніх систем, налаштувань та правил і не завжди можуть бути видалені оператором миттєво.

Kowa Co., Ltd. обмежує доступ до персональних даних працівниками, яким він необхідний для виконання відповідних обов’язків, та застосовує організаційні й технічні заходи, спрямовані на запобігання несанкціонованому доступу, втраті, неправомірному використанню або розголошенню інформації.

Це повідомлення може оновлюватися у разі зміни функціональності KURS, способів обробки даних, постачальників або застосовних вимог. У разі суттєвого оновлення на цій сторінці буде опубліковано нову редакцію та дату її набрання чинності.