Попереднє повідомлення про конфіденційність та обробку даних

1. Статус документа та сфера дії

Це повідомлення відображає поточний алгоритм збору й обробки даних у межах ініціативи KURS.

• Попередній статус документа: наведений текст описує реалізований технічний процес, але не є результатом завершеного комплексного юридичного аудиту.
• Статус Kowa Co., Ltd.: згадка компанії фіксує її зв’язок із проєктом, але не встановлює остаточний розподіл юридичних ролей, зобов’язань або статусів Data Controller і Data Processor. Відповідні ролі та правила доступу мають бути формалізовані окремо.

2. Які дані збирає форма

Форма попереднього звернення може містити такі категорії інформації:

• Ідентифікаційні та контактні дані: ім’я та обов’язкова електронна адреса.
• Додатковий спосіб зв’язку: за бажанням користувач може зазначити Telegram, Viber або WhatsApp, а також номер телефону, ім’я користувача чи інший контактний ідентифікатор.
• Поточне місце перебування: інформація про перебування в Україні, Японії, іншій країні або в процесі переїзду. Якщо обрано іншу країну, користувач може вказати її назву.
• Поточний етап: інформація про те, чи користувач лише розглядає можливість переїзду, збирає документи, готується до релокації, уже має конкретний план або перебуває в Японії та потребує подальшої підтримки.
• Додаткова інформація: за бажанням користувач може зазначити рівень японської мови, орієнтовний термін переїзду, формат релокації, професійний досвід, освіту, сертифікати, пройдені курси, технічні та мовні навички.
• Мотивація та контекст звернення: відповідь на запитання «Чому саме Японія і чому зараз?», включно із загальним описом ситуації, бажаними термінами та очікуваною підтримкою.
• Технічні метадані: підтвердження ознайомлення з цим повідомленням, унікальний номер звернення та час надсилання, сформований сервером.

3. Які дані не слід передавати

Для первинної комунікації та розгляду звернення конфіденційні або чутливі дані не потрібні. Форма не підтримує завантаження файлів.

Не зазначайте у вільних текстових полях:

• номери, серії або інші реквізити паспортів, посвідчень особи та міграційних документів;
• фінансові реквізити, банківські дані, відомості про рахунки або майновий статус;
• медичні дані, діагнози, відомості про стан здоров’я;
• відомості про судимості або інші категорії чутливих персональних даних;
• паролі, коди доступу або іншу інформацію, яка може бути використана для доступу до особистих облікових записів.

4. Як технічно проходить звернення

Коли функцію прийому звернень активовано, інформація проходить такий технічний маршрут:

1. Передавання: дані надсилаються на серверний endpoint /api/intake, розгорнутий на інфраструктурі Vercel.
2. Перевірка: сервер перевіряє структуру та допустимість даних, формує унікальний номер звернення і фіксує час надсилання за японським стандартним часом.
3. Надсилання email: після успішної перевірки інформація перетворюється на email-повідомлення та передається через сервіс Resend до операційної поштової скриньки проєкту.
4. Зберігання: окрема прикладна база даних проєкту на цьому етапі не використовується. Дані надходять до операційної поштової скриньки. Технічні журнали Vercel і Resend можуть містити службові відомості відповідно до налаштувань, умов використання та політик обробки даних цих постачальників.

5. Мета використання та доступ

• Мета використання: інформація використовується для попереднього аналізу звернення, розуміння ситуації користувача, первинної координації та забезпечення зворотного зв’язку.
• Відсутність автоматичних рішень: дані не використовуються для автоматичного профілювання або автоматичного прийняття рішень щодо працевлаштування, отримання візи, забезпечення житлом чи участі у програмі.
• Обмеження доступу: доступ до операційної поштової скриньки мають лише відповідальні представники проєкту та пов’язаної сторони, яким такий доступ необхідний для опрацювання звернень. Остаточний перелік ролей, рівнів доступу та внутрішніх інструкцій безпеки перебуває на етапі формалізації.

6. Сторонні месенджери

Telegram, WhatsApp і Viber можуть використовуватися як додаткові канали прямого зв’язку з представниками проєкту.

• ці сервіси є сторонніми комерційними платформами та не інтегровані безпосередньо в технічну систему сайту;
• обробка інформації в цих сервісах регулюється їхніми власними умовами використання та політиками конфіденційності;
• під час першого контакту через месенджери не слід надсилати скановані документи, фінансові відомості, медичні дані або іншу чутливу інформацію.

7. Межі звернення та права користувача

• Відсутність гарантій: надсилання форми не гарантує участі у програмі, працевлаштування, отримання візи, житла, фінансування або іншої послуги. Команда прагне опрацьовувати звернення та відповідати за можливості, однак строк і можливість відповіді залежать від змісту запиту та доступних ресурсів.
• Рішення третіх сторін: остаточні рішення щодо віз, працевлаштування, житла та інших послуг приймаються відповідними державними органами, роботодавцями, власниками житла або уповноваженими постачальниками послуг.
• Запити щодо персональних даних: процедури виправлення, отримання копії, відкликання згоди та видалення наданої інформації перебувають на етапі внутрішнього регламентного затвердження.

Офіційний контакт для запитів щодо персональних даних буде опублікований після затвердження відповідальної особи та внутрішньої процедури розгляду таких звернень.

8. Питання, що перебувають на етапі формалізації

До завершення формалізації процесу мають бути окремо затверджені:

1. юридичні ролі та взаємні зобов’язання сторін, пов’язаних із проєктом;
2. офіційний контакт і процедура розгляду запитів щодо персональних даних;
3. перелік відповідальних осіб і рівні доступу до операційної поштової скриньки, на яку надходять звернення через /api/intake;
4. строки зберігання інформації та процедура її безповоротного видалення;
5. внутрішні правила безпеки для роботи з email і сторонніми месенджерами;
6. необхідність підготовки англійської та японської версій цього повідомлення.